Essere una Organizzazione SMART

Yves Morieux e Peter Tollman, Senior Partners e Managing Director rispettivamente dell’ufficio di Washington e Boston di Boston Consulting Group (BCG), nel loro libro “Smart Simplicity” fanno una distinzione tra complessità e complicatezza.
La complessità deriva dalle crescenti, mutevoli e spesso conflittuali esigenze dei diversi stakeholder e dalle condizioni in evoluzione dei mercati e della tecnologia. La complicatezza si riferisce al proliferare di meccanismi organizzativi (sistemi, processi, procedure, regole e regolamenti) che le aziende adottano nel tentativo di dominarli e controllarli. Più sistemi introduce un’azienda, meno sarà in grado di sfruttare la complessità per creare valore aggiunto e innovare.

La realtà è che in risposta alla complessità, la maggior parte delle organizzazioni ha sviluppato “complicatezza”.

Il numero di procedure, strutture, valutazioni della performance e processi di approvazione che le organizzazioni hanno adottato negli ultimi quindici anni è aumentato a dismisura.
L’intenzione dietro la proliferazione di sistemi e processi è quella di assicurare controllo e prevedibilità, ma le conseguenze sono costose e l’obiettivo non realistico. L’eccesso di processi nei fatti aumenta la burocrazia e ostacola la performance, l’assunzione di rischi e l’innovazione, quando sempre di più in futuro la capacità di guadagni e profitti di qualsiasi organizzazione sarà direttamente correlata alla loro abilità e capacità di apprendere nuove cose.

Non è quindi un caso se oggi si sente sempre più parlare dell’esigenza di creare organizzazioni ‘SMART’, in grado di operare efficacemente in contesti complessi, in evoluzione continua e in condizioni di forte ambiguità.

Il termine organizzazione SMART si riferisce spesso ad organizzazioni guidate dal patrimonio di conoscenze delle proprie persone, interconnesse, dinamicamente adattive al contesto in evoluzione, in grado di interpretare ed adottare nuove forme e pratiche organizzative. Le organizzazioni SMART sono guidate da uno scopo, principi e valori condivisi, e hanno un focus sulla creazione di valore per diversi stakeholder.
In queste organizzazioni apprendimento continuo e agilità rappresentano caratteristiche imprescindibili. Questi aspetti permettono loro di evolvere continuamente e di sviluppare qualsiasi abilità sia richiesta in futuro per avere successo. In queste aziende, l’apprendimento diventa uno stile di vita e un processo continuo, piuttosto che un qualcosa a supporto di una parte specifica della carriera di una persona.

Nel disegnare AEquacy, il rivoluzionario modello organizzativo che trascende la gerarchia, abbiamo tenuto conto di queste esigenze ed identificato alcuni aspetti abilitanti per la creazione di un contesto SMART, tradotti poi in quattro principi che si applicano alla riprogettazione dei sistemi e dei processi dell’ organizzazione:

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Semplicità radicale, che consiste nel ridurre al minimo la burocrazia e liberare le persone da tutti i compiti che sono legati alla previsione e al controllo: pianificazione eccessiva, reporting, richiesta di diversi livelli di autorizzazioni e simili. Per adottare la semplicità radicale, è fondamentale che tutti gli stakeholder dell’organizzazione, inclusi investitori e fondatori, spostino la loro mentalità dal controllo alla fiducia.

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Processo decisionale basato sull’assenso, per accelerare le decisioni e renderle più egualitarie. La costante applicazione di questa modalità decisionale assicura che tutte le persone appartenenti ad un team si sentano ascoltate, che vengano prese le migliori decisioni per il team e in tempi rapidi e che il team rimanga poi fortemente allineato dopo che una decisione è stata presa.

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Flusso libero di informazioni verso tutti gli stakeholder. La trasparenza crea fiducia, lealtà dei clienti, responsabilità e un senso di equità tra i dipendenti. La condivisione libera di informazioni contribuisce alla costruzione di una cultura della responsabilità. Ci si aspetta ad esempio che ogni team condivida il modo in cui il lavoro viene svolto, quali politiche adotta per una buona governance e quale sia lo stato dei progetti su cui sta lavorando – tutto in un modo molto trasparente.

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Cicli di feedback tra pari, tradotti in uno scambio costante di feedback e feedforward tra colleghi dello stesso team o di team diversi. Questo rafforza la capacità delle persone di svilupparsi e adattarsi alle mutevoli condizioni e sfide che incontrano, e favorisce a livello organizzativo lo sviluppo di una cultura di apprendimento continuo. Rendere pubblici tutti i feedback può inoltre aumentare la responsabilità individuale e consentire ai team e all’azienda di affrontare tempestivamente qualsiasi problema di performance o di comportamento.

Nel disegnare AEquacy, il rivoluzionario modello organizzativo che trascende la gerarchia, abbiamo tenuto conto di queste esigenze ed identificato alcuni aspetti abilitanti per la creazione di un contesto SMART, tradotti poi in quattro principi che si applicano alla riprogettazione dei sistemi e dei processi dell’ organizzazione:

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Cicli di feedback tra pari, tradotti in uno scambio costante di feedback e feedforward tra colleghi dello stesso team o di team diversi. Questo rafforza la capacità delle persone di svilupparsi e adattarsi alle mutevoli condizioni e sfide che incontrano, e favorisce a livello organizzativo lo sviluppo di una cultura di apprendimento continuo. Rendere pubblici tutti i feedback può inoltre aumentare la responsabilità individuale e consentire ai team e all’azienda di affrontare tempestivamente qualsiasi problema di performance o di comportamento.

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Flusso libero di informazioni verso tutti gli stakeholder. La trasparenza crea fiducia, lealtà dei clienti, responsabilità e un senso di equità tra i dipendenti. La condivisione libera di informazioni contribuisce alla costruzione di una cultura della responsabilità. Ci si aspetta ad esempio che ogni team condivida il modo in cui il lavoro viene svolto, quali politiche adotta per una buona governance e quale sia lo stato dei progetti su cui sta lavorando – tutto in un modo molto trasparente.

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Processo decisionale basato sull’assenso, per accelerare le decisioni e renderle più egualitarie. La costante applicazione di questa modalità decisionale assicura che tutte le persone appartenenti ad un team si sentano ascoltate, che vengano prese le migliori decisioni per il team e in tempi rapidi e che il team rimanga poi fortemente allineato dopo che una decisione è stata presa.

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Semplicità radicale, che consiste nel ridurre al minimo la burocrazia e liberare le persone da tutti i compiti che sono legati alla previsione e al controllo: pianificazione eccessiva, reporting, richiesta di diversi livelli di autorizzazioni e simili. Per adottare la semplicità radicale, è fondamentale che tutti gli stakeholder dell’organizzazione, inclusi investitori e fondatori, spostino la loro mentalità dal controllo alla fiducia.

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AEquacy – Il Nuovo Design Organizzativo Centrato sull’Uomo per prosperare in un mondo complesso

“Un contributo importante alla nostra comprensione dei cambiamenti strutturali necessari per promuovere la collaborazione organizzativa e l’innovazione. Altamente raccomandato.” Michael J. Gelb (Autore di Pensare come Leonardo da Vinci e Innovate like Edison)

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